Wechsel der Hausverwaltung

Die Qualität des Hausverwalters kann viele Auswirkungen auf die Organisation und das Zusammenleben innerhalb einer Eigentümergemeinschaft haben. Der Verwalter übernimmt als Organ der WEG wichtige Aufgaben und vertritt diese nach außen hin. Eine gute Zusammenarbeit hat also großen Einfluss auf die reibungslose Funktion der WEG, Schlechtleistungen seitens des Verwalters können sie hingegen lähmen.

Bestehen Konflikte, mangelt es an Zuverlässigkeit oder Seriosität der Verwaltung, sollten sich die Eigentümer daher mit Wechsel dieser und der Wahl einer neuen Hausverwaltung beschäftigen. Der eigentliche Verwalterwechsel ist tatsächlich gar nicht so kompliziert und gelingt mit unserer Schritt für Schritt Anleitung noch besser.

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Wechsel der Hausverwaltung: Notwendigkeit, Kündigung und Ablauf

Die Hausverwaltung spielt eine zentrale Rolle für den Werterhalt und die Organisation einer Immobilie. Doch nicht immer sind Eigentümer mit der Leistung ihrer Hausverwaltung zufrieden. Ein Wechsel kann notwendig werden, wenn die Kommunikation mangelhaft ist, die Verwaltung ihre Pflichten nicht erfüllt oder unverhältnismäßig hohe Kosten entstehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Wechsel reibungslos gelingt und wie Sie andere Miteigentümer überzeugen können.

Einige Anzeichen, die auf einen Wechsel der Hausverwaltung hindeuten können:

  • Mangelnde Transparenz: Die Hausverwaltung legt wichtige Unterlagen nicht offen oder informiert unzureichend über finanzielle Angelegenheiten.
  • Unzureichende Erreichbarkeit: Kommunikation erfolgt schleppend oder gar nicht.
  • Fehlerhafte Abrechnungen: Wiederholte Fehler in der Nebenkostenabrechnung.
  • Schlechte Instandhaltung: Reparaturen und Wartungen werden verzögert oder gar nicht durchgeführt.
  • Hohe Kosten: Verwaltungsgebühren und beauftragte Dienstleistungen stehen in keinem Verhältnis zur Qualität der Leistung.

Der Vertrag mit der Hausverwaltung kann in der Regel zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt werden. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

  • Vertragsprüfung: Überprüfen Sie die Kündigungsfristen und -bedingungen im bestehenden Vertrag.
  • Form der Kündigung: Die Kündigung sollte schriftlich erfolgen und von der Eigentümerversammlung beschlossen werden.
  • Außerordentliche Kündigung: Bei grober Pflichtverletzung ist eine außerordentliche Kündigung möglich. Holen Sie hier rechtlichen Rat ein.

Ein Wechsel der Hausverwaltung erfordert eine strukturierte Vorgehensweise:

  1. Beschluss fassen: Der Wechsel muss auf der Eigentümerversammlung mit einfacher oder qualifizierter Mehrheit beschlossen werden.
  2. Angebote einholen: Vergleichen Sie verschiedene Hausverwaltungen und holen Sie Angebote ein.
  3. Neue Verwaltung wählen: Stimmen Sie auf der Eigentümerversammlung über die neue Verwaltung ab.
  4. Übergabe vorbereiten: Die neue Hausverwaltung sollte frühzeitig in die Übergabe eingebunden werden, um alle Unterlagen und Konten zu übernehmen.

Die Zustimmung der Miteigentümer ist entscheidend für einen erfolgreichen Wechsel. Hier einige Tipps, wie Sie Überzeugungsarbeit leisten können:

  • Transparente Argumentation: Legen Sie die aktuellen Missstände klar und nachvollziehbar dar.
  • Alternative aufzeigen: Stellen Sie die Vorteile und Angebote einer neuen Hausverwaltung vor.
  • Kosten-Nutzen-Rechnung: Verdeutlichen Sie, wie der Wechsel langfristig Kosten sparen und die Qualität verbessern kann.
  • Unterstützung suchen: Bündeln Sie Ihre Bemühungen mit Gleichgesinnten, um eine Mehrheit zu gewinnen.

Ein Wechsel der Hausverwaltung kann viele Vorteile mit sich bringen:

  • Bessere Kommunikation: Eine professionelle Hausverwaltung sorgt für schnelle und klare Kommunikation.
  • Transparente Finanzen: Genauere und fehlerfreie Abrechnungen.
  • Effiziente Instandhaltung: Regelmäßige Wartung und zeitnahe Reparaturen.
  • Langfristige Wertsteigerung: Eine gut verwaltete Immobilie erhöht ihren Wert.

Fazit

Der Wechsel einer Hausverwaltung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und die Unterstützung der Miteigentümer. Mit klaren Argumenten und einer strukturierten Vorgehensweise können Sie sicherstellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und Ihre Immobilie von einer besseren Verwaltung profitiert. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.

Wir gehen den Weg mit Ihnen gemeinsam. Nutzen Sie unseren Verwalterwechsel-Service

Prozessschritte:

1.           Hausverwaltersuche
2.           Eigentümerversammlung
3.           Beschlusssetzung
4.           Vorstellung
5.           Neubestellung

Hausverwalterwechsel – Prozessschritte

Bevor Eigentümer die Hausverwaltung wechseln und den bestehenden Verwalter abberufen, ist es sinnvoll, sich bereits nach Alternativen und anderen Hausverwaltern umzusehen.

Im nächsten Schritt wird die Eigentümerversammlung (kurz EV) vorbereitet und einberufen. Die Einladung, welche die Eigentümer vorab erhalten, muss über die zu treffenden Beschlüsse informieren und den Beschlussantrag zum Verwalterwechsel als Punkt auf der Tagesordnung ausweisen.

Hinweis: Anstelle der Beschlussfassung auf Eigentümerversammlungen kann auch ein Umlaufbeschluss durchgeführt werden. Hierfür ist jedoch die Allstimmigkeit notwendig, es darf also keine Enthaltung oder Gegenstimme geben, da das Vorhaben sonst scheitert.

Für den Wechsel der Hausverwaltung sind insgesamt vier Beschlüsse nötig:

  • die Abberufung des aktuellen Verwalters,
  • die Kündigung seines Verwaltervertrags,
  • die Wahl und Bestellung des neuen Verwalters
  • die Wahl und Bestellung des neuen Verwalters
    und
  • die Vertragsunterzeichnung des neuen Verwaltervertrags.

Am einfachsten ist es, alle Beschlüsse in einer Eigentümerversammlung zu behandeln und sie den Eigentümern zur Abstimmung vorzulegen. Die Abberufung und Kündigung sowie Neubestellung setzen jeweils die einfache Mehrheit, also mehr als 50% der Stimmen, voraus. Sehen sich Eigentümer außer Stande, persönlich an der Versammlung teilzunehmen, können sie einen Miteigentümer durch schriftliche Vollmacht dazu berechtigen, an ihrer Stelle abzustimmen, sodass ihre Stimme weiterhin zählt. Diese Vollmacht muss in Textform vorliegen, kann also auch per E-Mail erfolgen.

Stehen mehrere Verwaltungen zur Wahl, können diese im Rahmen der Vorstellung sich und ihre Leistungen, Referenzen und weitere Fakten präsentieren. Es geht bei dem Vorstellen daher weniger um das Abstecken konkreter Leistungen oder ähnlicher Belange, da diese bereits im Beschluss bzw. Vertrag festgelegt wurden. Vielmehr soll die Chance des gegenseitigen Kennenlernens genutzt und die nächsten Schritte besprochen werden.

Dies ist der letzte Schritt, den Eigentümer gehen müssen, wenn sie ihre WEG-Hausverwaltung wechseln wollen: Nun erfolgt die Neubestellung, ebenfalls durch einen Mehrheitsbeschluss der WEG. Wurde der neue Hausverwalter – ob als externer Dienstleister oder aus den Reihen der Eigentümer – bestellt und der Vertrag unterschrieben, stehen eine Handvoll organisatorischer Aufgaben auf der Liste. So sollten nun die Gelder, Konten und weitere wichtige Unterlagen übergeben werden. Dies dauert üblicherweise ein bis zwei Monate, weshalb die eigentliche Arbeit der neuen Hausverwaltung erst nach dieser Abwicklung richtig beginnt.

Ein Verwalterwechsel ist häufig einfacher als Sie denken und wir nehmen Ihnen die Arbeit weitestgehend ab. Damit Sie alle erforderlichen Schritte form- und fristgerecht einleiten, sollten Sie unseren kostenlosen Verwalterwechsel Service nutzen.

Wir setzen die erforderlichen Schriftstücke für Sie auf, um die Tagesordnung der kommenden Eigentümerversammlung, um die notwendigen Tagesordnungspunkte und Beschlussvorschläge zu ergänzen. Falls erforderlich, helfen wir Ihnen bei der Beantragung oder ggf. bei der Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.

Es gibt verschiedene Szenarien, wie Sie einen Verwalterwechsel herbeiführen können, kommen Sie gerne auf uns zu.