Was ist ein Umlaufbeschluss?

Ein Umlaufbeschluss ist eine Entscheidung, die von den Eigentümern einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ohne persönliche Versammlung getroffen wird. Stattdessen wird der Beschlussentwurf schriftlich oder digital an alle Eigentümer übermittelt, die dann ihre Zustimmung oder Ablehnung erklären.

Voraussetzungen für einen Umlaufbeschluss

Damit ein Umlaufbeschluss gültig ist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Einstimmigkeit:
   Alle Eigentümer müssen dem Beschluss zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Bereits eine Gegenstimme macht den Beschluss unwirksam.
2. Form:
   Der Beschluss muss schriftlich oder in Textform erfolgen. In der Praxis wird oft ein Schreiben oder eine E-Mail mit einem klar formulierten Beschlussentwurf verwendet.
3. Dokumentation:
   Der Verwalter oder ein beauftragter Eigentümer muss den Umlaufbeschluss dokumentieren und die Zustimmung aller Eigentümer schriftlich festhalten.
4. Rechtzeitige Übermittlung:
   Alle Eigentümer müssen den Beschlussentwurf erhalten und ausreichend Zeit zur Stellungnahme haben.

Schritte zur Kündigung der Hausverwaltung per Umlaufbeschluss

1. Gründe für die Kündigung sammeln:
Fassen Sie die Gründe für die Kündigung der Hausverwaltung zusammen, z. B.:

• Mangelnde Leistung
• Schlechte Kommunikation
• Fehlerhafte Abrechnungen

Diese Begründung hilft, die anderen Eigentümer zu überzeugen.

2. Beschlussentwurf formulieren:
Erstellen Sie einen klaren und präzisen Beschlussentwurf, z. B.:
„Die Eigentümergemeinschaft [Name der WEG] beschließt, den Vertrag mit der Hausverwaltung [Name der Hausverwaltung] fristgerecht zum [Datum] zu kündigen.“

3. Alternativen vorbereiten:
Um die Zustimmung der Eigentümer zu erleichtern, können Sie bereits Vorschläge für eine neue Hausverwaltung einholen und diese beifügen.

4. Umlaufbeschluss versenden:
Senden Sie den Beschlussentwurf an alle Eigentümer. Geben Sie eine klare Frist zur Rückmeldung an, z. B. 14 Tage. Nutzen Sie dabei eine nachweisbare Zustellungsart (z. B. Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung).

5. Zustimmung einholen und dokumentieren:
Erfassen Sie die schriftliche Zustimmung oder Ablehnung jedes Eigentümers und bewahren Sie die Dokumente sorgfältig auf. Diese dienen als Nachweis für die Rechtmäßigkeit des Beschlusses.

6. Umsetzung:
Nach erfolgreicher Zustimmung informieren Sie die Hausverwaltung über die Kündigung und organisieren die Übergabe aller Unterlagen.

Vorlage für einen Umlaufbeschluss zur Kündigung der Hausverwaltung

Betreff: Umlaufbeschluss zur Kündigung der Hausverwaltung [Name der Hausverwaltung]

Sehr geehrte Miteigentümerinnen und Miteigentümer,

hiermit erhalten Sie den Beschlussentwurf zur Kündigung unserer aktuellen Hausverwaltung:

Beschlussentwurf:
„Die Eigentümergemeinschaft [Name der WEG] beschließt, den Vertrag mit der Hausverwaltung [Name der Hausverwaltung] fristgerecht zum [Datum] zu kündigen.“

Bitte geben Sie Ihre Zustimmung oder Ablehnung bis spätestens [Datum] schriftlich oder per E-Mail an [Ihre Kontaktadresse].

Für Fragen oder weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Vorname Nachname]
[Kontaktdaten]

Vorteile des Umlaufbeschlusses

• Zeitersparnis: Keine Notwendigkeit, eine Eigentümerversammlung einzuberufen.
• Flexibilität: Eigentümer können unabhängig von Ort und Zeit teilnehmen.
• Effizienz: Schnelle Entscheidungsfindung, besonders bei dringenden Angelegenheiten.

Fazit

Der Umlaufbeschluss ist eine unkomplizierte Möglichkeit, eine Hausverwaltung zu kündigen, sofern alle Eigentümer zustimmen. Achten Sie darauf, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und den Prozess transparent zu gestalten. Mit einer klaren Kommunikation und einer gut vorbereiteten Dokumentation können Sie die Kündigung erfolgreich umsetzen.