Hausverwaltung wechseln – so gelingt der Verwalterwechsel reibungslos

Wenn Zuverlässigkeit, Transparenz oder Kommunikation fehlen, sollten Eigentümer prüfen, ob ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll ist. Häufige Gründe für einen Verwalterwechsel sind:

  • schlechte Erreichbarkeit
  • fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen
  • mangelnde Transparenz
  • unklare Kommunikation
  • fehlende Kompetenz in rechtlichen oder technischen Fragen

Der eigentliche Verwalterwechsel ist deutlich weniger kompliziert, als viele Eigentümer vermuten. Mit einer strukturierten Vorgehensweise und einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung gelingt der Wechsel schnell und rechtssicher – egal, ob Sie Ihre Hausverwaltung in Heidelberg oder bundesweit wechseln möchten.

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Potrait aktuell Jens Kögel
Hausverwalter Jens Kögel

Wechsel der Hausverwaltung: Notwendigkeit, Kündigung und Ablauf

Die Hausverwaltung spielt eine entscheidende Rolle für den Werterhalt und die Organisation einer Immobilie. Doch nicht immer sind Eigentümer mit der Leistung ihrer Verwaltung zufrieden. Ein Wechsel der Hausverwaltung kann notwendig werden, wenn die Kommunikation mangelhaft ist, Pflichten nicht erfüllt werden oder die Kosten unverhältnismäßig steigen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wann ein Verwalterwechsel sinnvoll ist, wie Sie die Hausverwaltung kündigen und wie der Ablauf eines Hausverwaltungswechsels in der Praxis funktioniert.

Einige typische Anzeichen, die darauf hindeuten, dass Eigentümer ihre Hausverwaltung wechseln sollten:

  • Mangelnde Transparenz: Wichtige Unterlagen werden nicht bereitgestellt oder finanzielle Informationen unklar kommuniziert.
  • Schlechte Erreichbarkeit: Rückmeldungen erfolgen verspätet oder bleiben ganz aus.
  • Fehlerhafte Abrechnungen: Wiederholte Fehler in der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung.
  • Vernachlässigte Instandhaltung: Reparaturen, Wartungen oder Modernisierungen werden verzögert oder nicht ausgeführt.
  • Unverhältnismäßig hohe Kosten: Verwaltergebühren und Dienstleistungen stehen nicht im Verhältnis zur tatsächlichen Leistung.

Ein Wechsel der Hausverwaltung kann viele Vorteile mit sich bringen:

  • Bessere Kommunikation: Eine professionelle Hausverwaltung sorgt für schnelle und klare Kommunikation.
  • Transparente Finanzen: Genauere und fehlerfreie Abrechnungen.
  • Effiziente Instandhaltung: Regelmäßige Wartung und zeitnahe Reparaturen.
  • Langfristige Wertsteigerung: Eine gut verwaltete Immobilie erhöht ihren Wert.

Die Zustimmung der Miteigentümer ist entscheidend für einen erfolgreichen Wechsel. Hier einige Tipps, wie Sie Überzeugungsarbeit leisten können:

  • Transparente Argumentation: Legen Sie die aktuellen Missstände klar und nachvollziehbar dar.
  • Alternative aufzeigen: Stellen Sie die Vorteile und Angebote einer neuen Hausverwaltung vor.
  • Kosten-Nutzen-Rechnung: Verdeutlichen Sie, wie der Wechsel langfristig Kosten sparen und die Qualität verbessern kann.
  • Unterstützung suchen: Bündeln Sie Ihre Bemühungen mit Gleichgesinnten, um eine Mehrheit zu gewinnen.

Hausverwalterwechsel – Wir übernehmen das für Sie

Ein Wechsel der Hausverwaltung kann aufwendig und zeitintensiv wirken. Genau deshalb bieten wir Ihnen einen professionellen Wechselservice, der Sie von Anfang an entlastet. Wir koordinieren alle notwendigen Schritte, sorgen für eine rechtssichere Umsetzung und stellen sicher, dass Ihre Eigentümergemeinschaft ohne Unterbrechung weitergeführt wird.

Unser Service für Sie:

  • Analyse Ihrer aktuellen Situation und Beratung zu Kündigungsfristen
  • Vorbereitung und Formulierung der Kündigung der bisherigen Verwaltung
  • Unterstützung bei der Eigentümerversammlung (inkl. Beschlussvorlagen)
  • Koordination des Übergangs und Einholung aller relevanten Unterlagen
  • Reibungslose Übernahme durch die neue Verwaltung
  • Klare Kommunikation mit allen Eigentümern

Sie profitieren von einem reibungslosen, transparenten und rechtssicheren Verwalterwechsel, ohne sich selbst durch Verträge, Formalitäten und Abläufe kämpfen zu müssen.

Wir übernehmen das – damit Ihre Immobilie schnell und nachhaltig besser verwaltet wird.

Ablauf

Der Wechsel einer Hausverwaltung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und die Unterstützung der Miteigentümer. Mit klaren Argumenten und einer strukturierten Vorgehensweise können Sie sicherstellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und Ihre Immobilie von einer besseren Verwaltung profitiert. Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.

1. Analyse der Gesamtsituation

  • Vertragsprüfung: Wir überprüfen Kündigungsfristen und vertragliche Regelungen Ihrer aktuellen Verwaltung.
  • Form der Kündigung: Die Kündigung erfolgt schriftlich und muss durch einen Eigentümerbeschluss bestätigt werden.
  • Außerordentliche Kündigung: Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen kann eine sofortige Kündigung möglich sein – wir beraten Sie hierzu und empfehlen bei Bedarf juristische Unterstützung.

2. Einberufung der Eigentümerversammlung

Im nächsten Schritt wird von uns die Eigentümerversammlung (EV) vorbereitet und einberufen. Die Einladung informiert die Eigentümer über die anstehenden Beschlüsse und weist den Verwalterwechsel als eigenen Tagesordnungspunkt aus – ein wichtiger formaler Schritt.

Hinweis:
Statt einer Beschlussfassung in der Versammlung kann der Wechsel auch per Umlaufbeschluss erfolgen. Dafür ist jedoch Allstimmigkeit erforderlich: Jede Stimme muss zustimmen, Enthaltungen oder Gegenstimmen sind nicht zulässig.

3. Vorbereitung der Beschlüsse für die Eigentümerversammlung

für den Wechsel der Hausverwaltung bereiten wir insgesamt vier verbindliche Beschlüsse vor:

  • Abberufung des aktuellen Verwalters
  • Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags
  • Wahl und Bestellung des neuen Verwalters
  • Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags

Die einfachste und rechtssicherste Vorgehensweise besteht darin, alle Beschlüsse in einer Eigentümerversammlung zu behandeln.
Für Abberufung, Kündigung und Neubestellung genügt jeweils die einfache Mehrheit, also mehr als 50 % der Stimmen.

Können einzelne Eigentümer nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen, besteht die Möglichkeit, sich durch eine schriftliche Vollmacht vertreten zu lassen. Diese kann in Textform erfolgen und auch per E-Mail übermittelt werden – Hauptsache, sie liegt fristgerecht vor.

4. Onboarding – Der Start mit Ihrer neuen Hausverwaltung

Mit dem Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft ist der neue Verwalter offiziell bestellt und der Vertrag unterzeichnet – damit beginnt der strukturierte Onboarding-Prozess.

Was jetzt passiert:

  1. Daten- und Dokumentenübergabe
    Wir übernehmen Schritt für Schritt alle relevanten Unterlagen, Konten, Wirtschafts- und Abrechnungsdaten der bisherigen Verwaltung.
  2. Übertragung der Gelder und Konten
    Rücklagen- und Girokonten werden ordnungsgemäß umgestellt und auf die neue Verwaltung übertragen.
  3. Systematische Bestandsaufnahme
    Wir prüfen alle vorhandenen Informationen, Verträge, offenen Vorgänge und laufenden Maßnahmen.
  4. Einrichtung der internen Prozesse
    Die Immobilie wird in unser System eingepflegt – inklusive Eigentümerdaten, Dienstleistern, Wartungsintervallen und sämtlichen Objektinformationen.

Da die Übergabe je nach Umfang ein bis zwei Monate dauern kann, startet die eigentliche operative Arbeit der neuen Hausverwaltung unmittelbar danach – vollständig, transparent und mit kompletter Datenbasis.